Guide til PW Booking og PW Booking Pro

Her er en guide trin for trin til PW Booking (gratis) og PW Booking Pro. Guiden følger rækkefølgen, du sætter tingene op i. Menupunkterne står, som de hedder i WordPress på dansk.

1. Kom i gang

Det skal du bruge

  • En WordPress-hjemmeside med WordPress 6.5 eller nyere og PHP 7.4 eller nyere.
  • At din hjemmeside kan sende e-mails. Bekræftelser sendes med WordPress’ egen mailfunktion. Kommer mails ikke frem, så installer et SMTP-plugin, fx WP Mail SMTP, og forbind det til din mailkonto.
  • Til Pro: en licens til PW Booking Pro (zip-filen fra købsmailen).

Installer PW Booking (gratis)

  1. Gå til Plugins → Tilføj nyt plugin.
  2. Søg efter PW Booking, klik Installer nu og derefter Aktivér.
  3. Der kommer et nyt menupunkt, Booking, i venstre side.

Installer PW Booking Pro

  1. Gå til Plugins → Tilføj nyt plugin → Upload plugin.
  2. Vælg zip-filen pw-booking-pro-x.x.x.zip, klik Installer nu og derefter Aktivér.
  3. Den gratis PW Booking skal være aktiv, ellers viser Pro en besked øverst i kontrolpanelet.
  4. Opdatering: upload den nye zip-fil på samme måde, og vælg Erstat nuværende med uploadet. Dine hold, bookinger og indstillinger bliver liggende.

2. PW Booking – tidsbestilling

Den gratis udgave er til frisører, behandlere, massører og andre, hvor kunden booker en tid til en behandling.

Trin 1: Indstillinger

Gå til Booking → Indstillinger og udfyld:

  • Åbningstider for hver ugedag. Vælg Åben for onlinebooking, Efter aftale (vises ikke online, men du kan selv lægge tider ind) eller Lukket.
  • Lukkedage, fx ferie og helligdage. Én dato pr. linje.
  • Tidsinterval (hvor tit der kan startes en tid, fx hvert 15. minut) og pause mellem bookinger.
  • Varsel: hvor mange timer før en tid man senest kan booke, og hvor langt frem man kan booke.
  • Aflysningsfrist i timer. Kunden kan aflyse via linket i mailen indtil fristen.
  • E-mail til notifikationer, telefon og adresse, som står i kundens bekræftelse.
  • Accentfarve og evt. logo til bookingformularen, samt samtykketekst.

Trin 2: Ydelser og tilvalg

  1. Gå til Booking → Ydelser.
  2. Opret dine behandlinger med navn, varighed i minutter, pris og en kort beskrivelse.
  3. Opret tilvalg, fx “Hårkur +15 min.”. Kunden kan vælge dem oven i en behandling.
  4. Har du en liste fra et andet system, kan du importere ydelser fra en CSV-fil.
Ydelser og tilvalg oprettes under Booking → Ydelser.
Ydelser og tilvalg oprettes under Booking → Ydelser.

Trin 3: Sæt bookingformularen på en side

  1. Opret eller rediger siden, fx “Book tid”.
  2. Indsæt kortkoden
    Demo: Prøv bookingen helt igennem. Der bliver ikke booket en rigtig tid, og der sendes ingen mails.
    . I Elementor bruger du widgetten Kortkode, og i blokeditoren blokken Kortkode.
  3. Udgiv siden og prøv en booking.
Sådan ser bookingformularen ud for kunden. Den følger dit temas font, og du vælger selv accentfarven.
Sådan ser bookingformularen ud for kunden. Den følger dit temas font, og du vælger selv accentfarven.

Du kan tilpasse formularen med attributter, fx

Demo: Prøv bookingen helt igennem. Der bliver ikke booket en rigtig tid, og der sendes ingen mails.
. Se oversigten over kortkoder.

Trin 4: Siden “Mine bookinger”

Opret en side med

"Mine bookinger" er slået fra i demoen. I den rigtige version logger kunden ind med et link på mail og kan se og aflyse sine tider.

. Her kan kunderne se og aflyse deres bookinger. Vælg siden under Booking → Indstillinger, så linket kommer med i bekræftelsesmailen.

Trin 5: Kundekartotek

  • Under Booking → Kunder oprettes kunderne automatisk, når de booker.
  • Her ser du kontaktoplysninger, historik og samtykke til markedsføring, og du kan skrive en note.
  • Du kan importere kunder fra en CSV-eksport, fx fra Planway. Dubletter slås sammen.
  • Beder en kunde om at blive slettet, så slet kunden her. Det sletter også kundens oplysninger på bookingerne.

Trin 6: Bookinger i hverdagen

  • Booking → Bookinger viser alle kommende tider.
  • Du kan selv lægge en booking ind, fx når en kunde ringer, og vælge om kunden skal have en bekræftelse.
  • Aflyser du en tid, får kunden en mail.

3. PW Booking Pro – holdplan og klippekort

Pro er til yoga-, pilates- og træningsstudier, hvor kunderne booker en plads på et hold. Det hele findes under Booking i menuen.

Trin 1: Opret hold

  1. Gå til Booking → Hold.
  2. Vælg type:
    • Ugentligt hold kører hver uge på samme dag og tid.
    • Workshop / event foregår på én bestemt dato.
    • Forløb kører ugentligt mellem en start- og slutdato. Kunden tilmelder sig alle gange på én gang og betaler én samlet pris.
  3. Udfyld navn, beskrivelse, instruktør, sal, ugedag eller dato, starttid, varighed og antal pladser.
  4. Pris er drop-in-prisen pr. gang, eller den samlede pris for et forløb eller en workshop.
  5. Vælg betaling:
    • Gratis booking: kunden booker og betaler i studiet.
    • Klippekort eller medlemskab: kunden skal have et gyldigt kort. Har holdet en pris, og er Stripe sat op, kan kunden i stedet betale drop-in online.
    • Betal prisen online: kunden betaler med det samme via Stripe. Det passer til workshops og forløb.
  6. Brug Kører fra / til, hvis et ugentligt hold kun kører i en periode, fx en sæson.
  7. Fjern fluebenet ved Aktiv for at skjule et hold uden at slette det.
Alle hold står øverst. Under listen opretter du et nyt hold eller retter et eksisterende.
Alle hold står øverst. Under listen opretter du et nyt hold eller retter et eksisterende.

Lukkedage fra den gratis PW Booking gælder også for holdene.

Trin 2: Sæt holdplanen på en side

  1. Opret en side, fx “Holdplan”, og indsæt
    .
  2. Kunderne ser ugens hold med ledige pladser og kan bladre mellem ugerne. På mobil vises holdene som en liste.
  3. Kunden klikker Book, udfylder navn, e-mail og telefon og får en bekræftelse med et aflysningslink.
Holdplanen viser ledige pladser. Er et hold fuldt, kan kunden skrive sig på venteliste.
Holdplanen viser ledige pladser. Er et hold fuldt, kan kunden skrive sig på venteliste.
Når kunden klikker Book, åbner et lille vindue. Bruger holdet klippekort, logger kunden ind med sin e-mail.
Når kunden klikker Book, åbner et lille vindue. Bruger holdet klippekort, logger kunden ind med sin e-mail.

Trin 3: Venteliste

Ventelisten er slået til som standard under Booking → Pro-indstillinger.

  • Er et hold fuldt, kan kunden klikke Skriv dig på venteliste.
  • Melder nogen fra, får den første på listen automatisk pladsen og en mail, og en SMS hvis det er slået til. Bruger holdet klippekort, trækkes klippet automatisk.
  • Kræver pladsen betaling, som kunden ikke kan klare automatisk, fx hvis kunden ikke har noget klippekort, får alle på listen i stedet en mail om, at der er en ledig plads. Så gælder først til mølle.

Trin 4: Klippekort og medlemskaber

  1. Gå til Booking → Klippekort og opret dine produkter:
    • Klippekort har et antal klip og en gyldighed i dage, fx 10 klip i 120 dage.
    • Medlemskab giver fri adgang i en periode, fx 30 dage.
  2. Når en kunde betaler i studiet, så brug Giv en kunde et klippekort. Kunden oprettes automatisk, hvis e-mailen er ny.
  3. Under Kundernes klippekort og medlemskaber kan du søge en kunde frem, rette antal klip, forlænge kortet eller annullere det.
  4. Når en kunde booker et hold, trækkes ét klip. Aflyser kunden inden fristen, kommer klippet tilbage. Et medlemskab bruger ingen klip.
Klippekort og medlemskaber oprettes som produkter med antal klip, gyldighed og pris.
Klippekort og medlemskaber oprettes som produkter med antal klip, gyldighed og pris.

Trin 5: Kundesiden “Min side”

  1. Opret en side, fx “Min side”, og indsæt .
  2. Kunden logger ind med sin e-mail og får et login-link på mail, så der er ingen adgangskode at huske. Linket virker i 30 minutter.
  3. På Min side kan kunden:
    • se og aflyse sine bookinger,
    • se sine klip og hvor længe kortet gælder,
    • købe nye klippekort og medlemskaber, når Stripe er sat op.
  4. Logget ind kan kunden booke med sit klippekort direkte fra holdplanen.
Kunden logger ind uden adgangskode. Vi sender et link til den e-mail, kunden booker med.
Kunden logger ind uden adgangskode. Vi sender et link til den e-mail, kunden booker med.

Pro finder selv siderne med

og , første gang de bliver vist. Du kan også vælge dem under Booking → Pro-indstillinger → Sider.

Trin 6: Prisliste

  1. Gå til Booking → Prisliste og skriv dine priser med kategori, navn, beskrivelse og pris. Prisen er fri tekst, fx “150 kr.” eller “fra 499 kr.”.
  2. Indsæt

    Enkeltbilletter

    Drop-in

    Ét hold – yoga eller mat-pilates

    150 kr.
    Drop-in Reformer Pilates

    Ét hold på reformer

    195 kr.

    Privattimer

    Privattime

    60 min. én-til-én med en instruktør

    650 kr.
    Duo-privattime

    60 min. for to personer

    850 kr.

    Rabatter

    Studerende og pensionister

    Gælder klippekort og medlemskab

    -15 %

    Behandlinger

    Herreklip

    30 min. · Klip med saks og maskine

    300 kr.
    Skin fade

    45 min. · Fade med skarpe overgange

    375 kr.
    Skæg

    20 min. · Trim og konturer af skægget

    200 kr.
    Klassisk massage, 30 min

    30 min. · Ryg, nakke og skuldre

    400 kr.
    Klassisk massage, 60 min

    60 min. · Hele kroppen

    650 kr.
    Dybdegående massage, 90 min

    90 min. · Til spændinger og ømme muskler

    900 kr.
    Zoneterapi

    60 min. · Behandling af fødderne

    450 kr.
    Ansigtsbehandling

    60 min. · Rens, peeling og maske

    595 kr.
    Fodbehandling

    45 min. · Negle, hård hud og fodbad

    425 kr.
    Dameklip

    45 min. · Klip, vask og føn

    495 kr.
    Farve og klip

    120 min. · Helfarve eller striber inkl. klip

    1.295 kr.
    Herreklip, salon

    30 min. · Klip og vask

    350 kr.

    Klippekort og medlemskaber

    Prøvekort – 2 klip

    2 hold · gyldig 14 dage · Kun for nye kunder

    199 kr.
    Køb
    10-turskort

    10 hold · gyldig 120 dage

    1.300 kr.
    Køb
    Fri træning – 1 måned

    Fri adgang til hold · gyldig 30 dage · Alle hold undtagen workshops og forløb

    599 kr.
    Køb
     på en side. Den viser dine prispunkter, dine behandlinger fra Ydelser og dine klippekort med en Køb-knap.
  3. Vis kun nogle dele med

    Enkeltbilletter

    Drop-in

    Ét hold – yoga eller mat-pilates

    150 kr.
    Drop-in Reformer Pilates

    Ét hold på reformer

    195 kr.

    Privattimer

    Privattime

    60 min. én-til-én med en instruktør

    650 kr.
    Duo-privattime

    60 min. for to personer

    850 kr.

    Rabatter

    Studerende og pensionister

    Gælder klippekort og medlemskab

    -15 %

    Klippekort og medlemskaber

    Prøvekort – 2 klip

    2 hold · gyldig 14 dage · Kun for nye kunder

    199 kr.
    Køb
    10-turskort

    10 hold · gyldig 120 dage

    1.300 kr.
    Køb
    Fri træning – 1 måned

    Fri adgang til hold · gyldig 30 dage · Alle hold undtagen workshops og forløb

    599 kr.
    Køb
    , eller én kategori med

    Privattimer

    Privattime

    60 min. én-til-én med en instruktør

    650 kr.
    Duo-privattime

    60 min. for to personer

    850 kr.

    Behandlinger

    Herreklip

    30 min. · Klip med saks og maskine

    300 kr.
    Skin fade

    45 min. · Fade med skarpe overgange

    375 kr.
    Skæg

    20 min. · Trim og konturer af skægget

    200 kr.
    Klassisk massage, 30 min

    30 min. · Ryg, nakke og skuldre

    400 kr.
    Klassisk massage, 60 min

    60 min. · Hele kroppen

    650 kr.
    Dybdegående massage, 90 min

    90 min. · Til spændinger og ømme muskler

    900 kr.
    Zoneterapi

    60 min. · Behandling af fødderne

    450 kr.
    Ansigtsbehandling

    60 min. · Rens, peeling og maske

    595 kr.
    Fodbehandling

    45 min. · Negle, hård hud og fodbad

    425 kr.
    Dameklip

    45 min. · Klip, vask og føn

    495 kr.
    Farve og klip

    120 min. · Helfarve eller striber inkl. klip

    1.295 kr.
    Herreklip, salon

    30 min. · Klip og vask

    350 kr.

    Klippekort og medlemskaber

    Prøvekort – 2 klip

    2 hold · gyldig 14 dage · Kun for nye kunder

    199 kr.
    Køb
    10-turskort

    10 hold · gyldig 120 dage

    1.300 kr.
    Køb
    Fri træning – 1 måned

    Fri adgang til hold · gyldig 30 dage · Alle hold undtagen workshops og forløb

    599 kr.
    Køb
    .
Prislisten grupperer dine priser i kategorier og viser behandlinger og klippekort automatisk.
Prislisten grupperer dine priser i kategorier og viser behandlinger og klippekort automatisk.

Trin 7: Instruktører

  1. Opret instruktøren som bruger under Brugere → Tilføj ny med rollen Instruktør.
  2. Vælg brugeren i feltet Instruktør på holdet.
  3. Når instruktøren logger ind, ser vedkommende kun menupunktet Mine hold med deltagerlister og check-in for sine egne hold.

4. Onlinebetaling med Stripe

Kunderne betaler på Stripes sikre betalingsside med kort, MobilePay, Apple Pay eller Google Pay, alt efter hvad du slår til i Stripe. Pengene går direkte til din Stripe-konto.

  1. Opret en konto på stripe.com, og udfyld virksomhedsoplysninger og bankkonto.
  2. Slå de betalingsmetoder til, du vil tilbyde, under Indstillinger → Betalingsmetoder i Stripe, fx MobilePay.
  3. Test først: slå Testtilstand til i Stripe, gå til Udviklere → API-nøgler og kopiér den hemmelige nøgle, der starter med sk_test_.
  4. I WordPress: gå til Booking → Pro-indstillinger, sæt nøglen ind og gem. Der skal stå “Stripe er forbundet”.
  5. Tilføj webhooket: kopiér webhook-adressen fra Pro-indstillinger. I Stripe går du til Udviklere → Webhooks → Tilføj endpoint, sætter adressen ind og vælger hændelsen checkout.session.completed. Så registreres betalingen, selv om kunden lukker vinduet.
  6. Book et hold, der kræver betaling, og betal med testkortet 4242 4242 4242 4242, en fremtidig udløbsdato og en vilkårlig CVC. Bookingen skal stå som Booket · betalt online.
  7. Gå live: slå testtilstand fra, og gentag trin 3–5 med den rigtige nøgle, der starter med sk_live_.
Under Pro-indstillinger sætter du Stripe-nøglen ind og finder adressen til webhooket.
Under Pro-indstillinger sætter du Stripe-nøglen ind og finder adressen til webhooket.
  • En plads, der venter på betaling, holdes i ca. 35 minutter. Betaler kunden ikke, bliver pladsen ledig igen.
  • Bookinger, der er betalt online, kan ikke aflyses af kunden selv. Kunden kontakter dig, og du refunderer i Stripe og aflyser i deltagerlisten.
  • Kører siden i demotilstand, virker betaling kun med en testnøgle.

5. SMS-påmindelser med GatewayAPI

  1. Opret en konto på gatewayapi.com og indsæt kredit. Du betaler GatewayAPI direkte pr. SMS.
  2. Opret en API-token i GatewayAPI.
  3. Gå til Booking → Pro-indstillinger → SMS-påmindelser, og sæt tokenen ind. Vælg region: gatewayapi.eu for EU-konti, ellers gatewayapi.com.
  4. Skriv et afsendernavn med højst 11 tegn og uden æøå, fx Studio Yoga.
  5. Vælg hvor mange timer før der sendes, og om det gælder hold, behandlinger og pladser fra ventelisten.
  6. Tilpas teksten. Du kan bruge {name}, {what}, {date}, {time} og {site}. Hold den under 160 tegn, så du betaler for én SMS.
  7. Skriv dit mobilnummer i Test og gem. Så får du en test-SMS.

Påmindelserne sendes automatisk hvert kvarter af WordPress’ planlægger. Har din hjemmeside meget lidt trafik, kan de komme lidt forsinket. Din webhost kan i så fald slå en rigtig cron til.

6. I hverdagen

Deltagerlister og check-in

  • Booking → Holdbookinger viser ugens hold med deltagere, venteliste og hvordan hver deltager har betalt.
  • Klik på knappen i kolonnen Mødt for at checke en deltager ind, når de kommer.
  • Tilføj en deltager manuelt nederst under hvert hold. Sæt flueben ved Brug klippekort, Send bekræftelse eller Selvom holdet er fuldt.
  • Aflys sender en mail til kunden, giver et evt. klip tilbage og giver pladsen videre til ventelisten.
Deltagerlisten for ugens hold. Klik i kolonnen Mødt for at checke ind.
Deltagerlisten for ugens hold. Klik i kolonnen Mødt for at checke ind.

Aflyse et helt hold

Skal et hold aflyses en enkelt dag, så aflys deltagerne i Holdbookinger, så de får besked. Tilføj derefter datoen som lukkedag, eller sæt holdet til inaktivt.

Rapporter

Booking → Rapporter viser pr. måned:

  • hvor mange gange hvert hold er afholdt, bookinger, belægning, fremmøde og aflysninger,
  • salg online og aktive medlemskaber.

Du kan hente alle holdbookinger som en CSV-fil, der kan åbnes i Excel.

7. Oversigt over kortkoder

KortkodeViserAttributter
Demo: Prøv bookingen helt igennem. Der bliver ikke booket en rigtig tid, og der sendes ingen mails.
Bookingformular til behandlingeraccent="#farve", font="Fontnavn", services="1,2,3" (kun bestemte ydelser), logo="ID"

"Mine bookinger" er slået fra i demoen. I den rigtige version logger kunden ind med et link på mail og kan se og aflyse sine tider.

Kundens bookinger med aflysning–
 (Pro)		Holdplan med booking og ventelisteaccent="#farve"
(Pro)Kundeside med login, bookinger og klippekort–

Enkeltbilletter

Drop-in

Ét hold – yoga eller mat-pilates

150 kr.
Drop-in Reformer Pilates

Ét hold på reformer

195 kr.

Privattimer

Privattime

60 min. én-til-én med en instruktør

650 kr.
Duo-privattime

60 min. for to personer

850 kr.

Rabatter

Studerende og pensionister

Gælder klippekort og medlemskab

-15 %

Behandlinger

Herreklip

30 min. · Klip med saks og maskine

300 kr.
Skin fade

45 min. · Fade med skarpe overgange

375 kr.
Skæg

20 min. · Trim og konturer af skægget

200 kr.
Klassisk massage, 30 min

30 min. · Ryg, nakke og skuldre

400 kr.
Klassisk massage, 60 min

60 min. · Hele kroppen

650 kr.
Dybdegående massage, 90 min

90 min. · Til spændinger og ømme muskler

900 kr.
Zoneterapi

60 min. · Behandling af fødderne

450 kr.
Ansigtsbehandling

60 min. · Rens, peeling og maske

595 kr.
Fodbehandling

45 min. · Negle, hård hud og fodbad

425 kr.
Dameklip

45 min. · Klip, vask og føn

495 kr.
Farve og klip

120 min. · Helfarve eller striber inkl. klip

1.295 kr.
Herreklip, salon

30 min. · Klip og vask

350 kr.

Klippekort og medlemskaber

Prøvekort – 2 klip

2 hold · gyldig 14 dage · Kun for nye kunder

199 kr.
Køb
10-turskort

10 hold · gyldig 120 dage

1.300 kr.
Køb
Fri træning – 1 måned

Fri adgang til hold · gyldig 30 dage · Alle hold undtagen workshops og forløb

599 kr.
Køb
 (Pro)		Prislisteshow="items,services,passes", category="Kategori", accent="#farve"

Når du bruger font, hentes fonten fra Google Fonts. Det skal du nævne i din privatlivspolitik. Udelader du font, bruges dit temas font.

8. Hvis noget ikke virker

  • Kunderne får ingen mails: installer et SMTP-plugin, fx WP Mail SMTP, og send en testmail. Bed kunderne kigge i spamfilteret.
  • Bookingformularen eller holdplanen vises ikke: tjek at kortkoden er stavet rigtigt og står i en Kortkode-widget, ikke i en tekst-widget. Tøm cachen i dit cache-plugin.
  • Tiderne passer ikke: tjek at tidszonen er København under Indstillinger → Generelt.
  • Knapper ser forkerte ud: nogle temaer giver alle knapper deres eget design. Opdater til den nyeste version, eller kontakt os.
  • Betaling bliver ikke registreret: tjek at webhooket er sat op i Stripe, og at nøglen er gemt under Pro-indstillinger.
  • SMS kommer ikke: send en test-SMS fra Pro-indstillinger. Fejlbeskeden viser, hvad der er galt, fx manglende kredit.

Har du brug for hjælp, så skriv til kontakt@prettywebsites.dk eller ring på +45 26 70 76 94.